Gestion du Contenu de l'Entreprise

Exploitez la puissance de l'information avec sécurité et agilité

 

Le défi

Chaque jour, les organisations créent un énorme volume de contenu non structuré qui comprend des profils de clients, des bons de commande, des dossiers d'employés, des rapports financiers, des formulaires, des factures numérisées, des contrats, des documents de qualité, des dessins techniques et des e-mails, entre autres. Le défi de la gestion du papier, du contenu numérique, des enregistrements et des documents est de plus en plus difficile. Des études ont montré que le contenu non structuré représente 80 % ou plus de toutes les informations d'entreprise et croît à un taux annuel de 65 % à 200 %, selon le secteur.


Dans la plupart des entreprises, le contenu numérique et papier existe souvent dans un état de chaos non géré. Ce contenu est stocké dans plusieurs emplacements, tels que des lecteurs d'ordinateurs locaux, des partages de fichiers, des dossiers de fichiers et des armoires de fichiers sans taxonomie cohérente pour l'identification. Il est donc difficile pour les utilisateurs de trouver et de réutiliser le contenu dont ils ont besoin pour leurs tâches quotidiennes. Le résultat est une perte de temps à rechercher et à recréer des informations. Cela favorise également des pratiques moins efficaces, telles que l'utilisation du courrier électronique comme outil de collaboration documentaire.

The Solution – SoftExpert ECM

 SoftExpert ECM est une solution robuste 100% web qui rend disponible les principaux outils nécessaires pour créer, capturer, gérer, conserver, préserver et distribuer les contenus liés aux processus organisationnels. C’est la solution parfaite pour centraliser le contenu non structuré et gérer complètement son cycle de vie.


La solution fournit un ensemble de technologies pour la gestion de contenu corporatif par le biais d’une plateforme qui inclut la gestion de documents et registres, le flux de travail, la recherche, l’archivage ainsi que des applications spécifiques, telles que la gestion de contrats et la gestion de documents d’ingénierie, tous intégrés en un espace unique.


Du fait de la robustesse et de la flexibilité de l’outil pour gerer les processus orientés vers le contenu, il est possible d’analyser et classer les documents structurés, tels que des formulaires, ou non structurés, comme des sollicitations ou des registres informels. Une fois que les documents ont été classés, le SoftExpert ECM utilise la reconnaissance optique de Caractère (OCR) pour capturer automatiquement les informations pertinentes pour les affaires. Avec pour résultat, l’élimination de l’entrée manuelle des données, la rationalisation des opérations et l’accélération de la disponibilité des données dans le système.

La combinaison des outils d’ECM avec la solution de gestion de processus d’affaires (BPM), fournit une infrastructure solide pour la gestion du contenu, independamment du type (physique ou numérique). La solution s’intègre avec les pratiques de gouvernance existantes, offrant de la flexibilité pour personnaliser les panneaux (portails), rapports et flux de travail (workflows).


Le mécanisme de workflow est totalement configurable et aide à automatiser les processus d’affaires liés au contenu. Cela inclut une simple révision ou approbation d’un document jusqu’aux processus d’affaires plus complexes. Les utilisateurs peuvent créer ou réviser les documents pour toute l’entreprise, les envoyer pour une révision de leurs homologues et supérieurs, et une fois approuvés, peuvent divulguer le document pour l’ensemble de l’entreprise. Tous les objets sont sujets au contrôle de version et sécurité, en fournissant un cheminement d’audit exhaustif et en garantissant une conformité avec les normes et règlements applicables.

Screenshots

Capture et indexation du contenu

Workflows centrés sur le document

Signature numérique

Gestion des enregistrements physiques

Piste d’audit

Portails de surveillance

Principaux avantages

  • Centralise tout le contenu de l'entreprise dans un environnement unique, accélérant l'accès à l'information.
  • Réduit les dépenses avec la conservation des documents physiques.
  • Minimise le besoin d'impression de documents et les procédures papier.
  • Garantit le recours aux exigences légales et régulatrices.
  • Simplifie et accélère les processus de création, révision et publication de documents.
  • Augmente la capacité de collaboration, stimulée par l'accès au contenu en temps réel.
  • Élimine les retards et l'inefficacité du fait de documents obsolètes et des processus annuels.
  • Augmente la productivité pour toute l'entreprise, par le biais de la standardisation des processus de contrôle de documents.
  • Automatise la reconnaissance des caractères et réduit les risques d'indexation incorrecte de contenus.
  • Assure la visibilité totale sur les activités, délais et charge de travail des équipes, permettant d'identifié les écarts et goulots d'étranglement.

Solution Overview