Gestión de Contenido Empresarial
Impulse el poder de la información con seguridad y agilidad
El Reto
Todos los días, las organizaciones crean un gran volumen de contenido no estructurado que incluye perfiles de clientes, órdenes de compra, registros de empleados, informes financieros, formularios, facturas escaneadas, contratos, documentos de calidad, dibujos de ingeniería y correos electrónicos, entre otros. El desafío de manejar papel, contenido digital, registros y documentos es cada vez mayor. Los estudios han demostrado que el contenido no estructurado representa el 80 % o más de toda la información corporativa y está creciendo a una tasa anual que oscila entre el 65 % y el 200 %, según la industria.
En la mayoría de las empresas, el contenido digital y en papel a menudo existe en un estado de caos no administrado. Este contenido se almacena en múltiples ubicaciones, como unidades de computadoras locales, archivos compartidos, carpetas de archivos y archivadores sin una taxonomía consistente para la identificación. Esto dificulta que los usuarios encuentren y reutilicen el contenido que necesitan para sus tareas diarias. El resultado es una pérdida de tiempo buscando y recreando información. Esto también promueve prácticas menos eficientes, como el uso del correo electrónico como herramienta de colaboración de documentos.
The Solution – SoftExpert ECM
SoftExpert ECM es una solución robusta 100% web, que ofrece todos los principales recursos necesarios para crear, capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir contenidos relacionados a los procesos organizacionales. Es la solución perfecta para centralizar contenido no estructurado y administrar su ciclo de vida por completo.
La solución provee un conjunto de tecnologías de gestión de contenido corporativo, a través de una plataforma que incluye la gestión de documentos y registros, flujos de trabajo, búsqueda y archivado, así como aplicaciones específicas, tales como la gestión de contratos y la gestión de documentos de ingeniería, todos integrados en un único ambiente.
Debido a la robustez y flexibilidad de la herramienta en administrar procesos orientados al contenido, es posible analizar y clasificar documentos estructurados, tales como formularios, o documentos no estructurados, tales como solicitudes o registros informales. Una vez que los documentos fueron clasificados, SoftExpert ECM usa el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar automáticamente las informaciones relevantes para el negocio. Como resultado, elimina la entrada manual de datos, agiliza las operaciones y acelera la disponibilidad de los datos en el sistema.
La combinación de los recursos de ECM con la solución de gestión de procesos de negocios (BPM), provee una infraestructura sólida para gestión de contenido, independiente del tipo (físico o digital). La solución se integra con las prácticas de gobernanza existentes, ofreciendo flexibilidad para personalizar paneles (portales), informes y flujos de trabajo (workflows).
El mecanismo de workflow es totalmente configurable y ayuda a automatizar los procesos de negocios relacionados a contenido. Esto incluye desde una simple revisión o aprobación de un documento hasta procesos de negocio más complejos. Los usuarios pueden crear y revisar documentos, enviarlos para revisión de sus pares o superiores, y una vez aprobados, pueden divulgar el documento para toda la empresa. Todos los objetos están sujetos al control de versión y seguridad, suministrando un recorrido de auditoría amplio y garantizando conformidad con normas y reglamentos aplicables.
Screenshots
Captura de contenido e indexación
Revisión de documentos
Firma-digital
Control de registros físicos
Auditoría de sistema
Portales de monitoreo
Principales Beneficios
- Centraliza todo el contenido de la empresa en un único ambiente, agilizando el acceso a la información.
- Reduce gastos con almacenamiento de documentos físicos.
- Minimiza la necesidad de impresión de documentos y tramitación de papel.
- Garantiza la atención a requisitos legales y regulatorios.
- Simplifica y acelera los procesos de creación, revisión y publicación de documentos.
- Amplía la capacidad de colaboración, estimulada por el acceso al contenido en tiempo real.
- Elimina atrasos e ineficiencias por cuenta de documentos obsoletos y procesos manuales.
- Eleva la productividad por toda la empresa, a través de la estandarización de los procesos de control de documentos.
- Automatiza el reconocimiento de los caracteres y reduce riesgos de indexación incorrecta de contenido.
- Proporciona visibilidad total sobre actividades, plazos y carga de trabajo de los equipos, permitiendo identificar desvíos y cuellos de botella.